Domanda

L'Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei contribuenti un servizio gratuito di conservazione. Può essere utilizzato da chiunque? E’ possibile utilizzarlo per conservare qualsiasi documento (es. libro giornale o registri iva)?

Studio Ass.to FB

Risposta

Il servizio è effettivamente attivo dal 1 luglio 2016, istituito con decreto legislativo 5 agosto 2015 n.127 Art.1, primo comma, «A decorrere dal 1° luglio 2016, l'Agenzia delle entrate mette a disposizione dei contribuenti, gratuitamente, un servizio per la generazione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche».

E’ a disposizione di qualsiasi contribuente accedendo al portale dell’Agenzia delle Entrate autenticandosi tramite Entratel o Fisconline, oppure tramite il sistema SPID (Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale).

Il servizio consente tuttavia di generare, trasmettere e conservare in formato digitale solo le fatture elettroniche conformi alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate e secondo tre diversi formati XML: fattura elettronica diretta alla PA, fattura elettronica ordinaria in ambito B2B, e fattura elettronica semplificata in ambito B2B.

Le attività che il contribuente può eseguire accedendo al servizio sono essenzialmente tre:

1. generare le fatture elettroniche XML, inserendo manualmente in un apposito webform i dati che compongono la fattura, oppure importare il file della fattura elettronica già in formato XML prodotta con altri software;
2. inviare le fatture elettroniche, dopo aver firmato digitalmente il file,alla PA tramite il sistema di interscambio (SDI), oppure ai clienti imprese o professionisti tramite email. Il sistema di interscambio, dal 1° gennaio 2017, potrà essere usato anche per l’invio a clienti imprese e professionisti;
3. conservare le fatture elettroniche, in formato digitale sui server di Sogei Spa, emesse e ricevute, previa adesione all’accordo di servizio da stipularsi direttamente con l’Agenzia delle Entrate.  Il contribuente riceverà  una Ricevuta di avvio del processo di conservazione attestante la presa in carico della richiesta, ed una Ricevuta di presa in carico della richiesta di conservazione attestante che, dai controlli eseguiti sui file trasmessi,  non sono state riscontrate anomalie, e quindi le fatture elettroniche sono state prese in carico dal sistema di conservazione.

Aspetti da rilevare:

• La SOGEI Spa ad oggi non è un conservatore accreditato. Questo comporta che sia il contribuente stesso a svolgere il ruolo di responsabile della conservazione: quindi dovrà stilare il manuale della conservazione, riportando per esempio i dati identificativi del responsabile della conservazione, quali altri documenti sono conservati in digitale, etc;
• Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, potrà essere adottato solo per conservare fatture elettroniche XML conformi. Non potranno quindi essere conservati altri documenti ( es. fatture elettroniche in formato PDF, libro giornale, registri iva, documenti di trasporto, etc.).